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1. 項目背景

政府機關、企事業單位、園區、寫字樓等一貫重視辦公場所的安全、有序運行,對在大廈辦公的內部人員實行嚴格的刷卡授權出入、對來訪客人實行登記放行製度。

男人AV天堂以人流量較大,比較典型的寫字樓為例介紹下本微信訪客係統,寫字樓隨著業主單位的大量入住,每日到訪的訪客人數逐步攀升,加上目前采用純手工的登記方式,導致在接待處的訪客登記效率下降,排隊等候時間過長等問題,影響物業業務的開展與物業形象,急需對現有的訪客管理模式進行升級改造,以更先進的技術、更合理的流程,在不降低安全標準的前提下,提高效率、提升訪客體驗、更好的展示物業形象。

2. 現狀分析

2.1 現有訪客接待流程

目前市麵上大多數的訪客接待流程和方式如下:

1) 采用的是訪客實時到前台排隊進行訪問登記的方式。

2) 使用傳統的訪客一體機登記方式。

3) 前台接待員詢問訪客信息,來訪事由,受訪者姓名等填寫訪客登記信息。

4) 前台電話與被訪問者確認允許訪問後,押身份證。

5) 前台接待員填寫好訪客信息後,為訪客打印訪客憑條開啟門禁通行。 

2.2 內部人員管理存在的問題

目前市麵上大多數的樓宇門禁管理流程和方式如下:

1) 由物業為各單位發放一定數量的卡片,此卡片由誰在使用,物業無法管理,且工作量大,效率低。

2) 卡片的管理權限在物業,各單位無法對其進行管理和受限,也無法查詢本單位內部人員進出樓宇的記錄。

3) 物業與各單位及樓宇內進出人員缺乏一種有效的溝通途徑和方式。

2.3 訪客存在的問題分析

結合現有的訪客登記流程、登記係統,通過對實地調研,男人AV天堂發現市麵上的訪客係統大多存在如下問題:

1) 前台無法得知來訪客人具體的來訪事宜、被訪問者是誰,必須逐個詢問來訪客人、如需與業主單位確認的還需進行電話確認,業主單位常因處於會議中或其它事由等不方便確認,整個過程較為繁瑣,效率低下且不禮貌。

2) 前台無法有效的核實來訪人員的真實身份,無法高效的判斷來訪人員是否為真實的訪客還是推銷、發傳單、餐飲外買、快遞,甚至其它危險嫌疑人員等。

3) 由於訪客口音、大堂環境吵雜等幹擾原因,訪客信息錄入環節需要反複詢問確認,每個訪客信息錄入耗時約需二至五分鍾。

4) 需接待員逐一為訪客手動開啟門禁,增加了接待員的工作量。

5) 某一時間段內有多少訪客,需手動翻閱記錄本,手工統計,工作量大,效率低。

6) 安裝有傳統訪客一體機的不能多點登錄,不能遠程登錄,不能根據權限自助查詢訪客記錄。

7) 訪客登記的信息真偽,無法判斷確認,且沒有影像等信息可供二次查詢,更談不上責任追溯。

8) 當前訪客管理流程,對訪客而言耗時長,手續繁瑣,易耽誤預約時間,而同樣也給業主帶來了很大的工作負擔和煩擾,同時給訪客留下不好的印象,而物業耗費大量的人力,成本開支大,也不利於物業形象的提升,且工作效率低下。

3. 係統建設目標

建設一套基於內部人員刷卡(或刷二維碼)進出,來訪人員結合微信預約模式的訪客管理係統,係統將綜合應用二維碼技術和射頻卡刷卡技術、實現對內部人員及訪客的高效管理。同時係統將采用部屬在我方雲服務器或物業自建及租用服務器的方式,與物業的微信公眾號實現對接,具體的建設目標如下:

1. 內部人員經授權後刷卡進出。

2. 訪客流程設計簡單實用,將目前訪客接待驗證流程的效率提升80%以上。

3. 降低訪客接待員的工作強度,且不能降低目前對訪客管理的安全標準。

4. 實現內部員工刷卡、業主授權、訪客信息、出入行為的全過程記錄追溯,責任落實到人。

4. 需求分析

根據目前的需求做了以下分析:

Ø 建立一套全網的信息化工具“微信訪客門禁管理係統”,解決外訪人員訪問等問題。

Ø 縮短外訪人員前台登記確認和樓層接待人員的等候時間,同時確保安保要求,實現方便快捷、閉環的全業務係統需求。

Ø 通過微信訪客管理係統對訪客全程監控,讓管理人員隨時了解現場情況,及時處理突發事件,並將所有數據保存在係統中以備複查。

Ø 智能化的微信訪客門禁管理係統,可以實現諸多效益價值,同時給用戶更豐富友好的體驗感,從而更好地實現物業對外的智慧化形象。

5. 訪客門禁管理係統解決方案



5.1內部員工微信業務綁定

由物業公司根入駐公司信息表導入信息後,向樓內各公司分配帳號,各公司根據物業分配的管理帳號自行管理本公司員工。


     


5.2內部員工刷卡或刷碼通行管理流程

5.2.1員工刷二維碼進出流程(可屏蔽此功能)

1) 員工未帶卡,可在微信公眾號中快速生成個人二維碼,刷碼進出,為讓員工養成帶卡的習慣,可對此功能設限(每月或每周的次數)。

2) 員工的所有刷二維碼記錄,均可在軟件報表數據中可查。

5.3訪客管理係統管理流程

男人AV天堂根據實際應用的幾種場景製定了本項目的訪客係統管理流程如下:


5.3.1邀請訪問場景(熟人模式:業主邀請客人來訪)

如是業主單位的客人或貴賓等,通過被訪人(業主單位)發出邀請訪問,盡顯尊榮和對客人的尊重,具體操作流程如下:

1) 經綁定的被訪人在微信邀請訪客頁麵,填寫訪客相關信息,訪問期限,然後提交,發出邀請訪問;

2) 提交邀請訪問後,係統生成可附帶地理坐標(包括地址、樓層、房間號,並可使用直接使用地圖導航),訪客日期等消息提醒的二維碼(頁麵支持發送短信,訪客點擊短信短鏈接,生成二維碼)通過微信好友用微信的方式發送給訪客,二維碼隻能在有效時間段內使用。 

3) 訪客到達現場,使用二維碼直接在閘機上刷碼通行。 

4) 二維碼可在係統中設定訪問有效期或次數。

5) 物業能在係統內查詢到某個時間段內全部訪客信息,以及由誰發出的邀請,責任落實到個人;

     

5.3.2預約訪問場景(客人來訪)

訪客在訪問活動前,可預約登記訪客事由,具體操作流程如下:

1) 訪客關注微信公眾號後在微信訪客登記頁麵,填寫訪客信息、被訪人手機號(必填,根據手機號匹配被訪者)等相關信息然後提交,發出預約訪問請求;

2) 提交預約訪問申請後,公眾號會將訪客信息以微信形式推送給被訪人,經審核通過後,係統向訪客微信上推送生成的二維碼。

3) 訪客到達現場,使用二維碼直接在門禁上刷碼通行。

4) 物業能在係統內查詢到某個時間段內訪客信息,以及由誰審核的訪問,責任落實到個人

  

5.3.3現場登記

訪問場景(無預約,有身份證)

訪客於現場登記(無預約)在訪問活動前,具體操作流程如下:

1) 訪客到達現場,接待員同業主單位進行電話溝通確認是否允許訪問;

2) 業主單位同意訪問後,訪客出示身份證,接待員刷訪客身份證,登記訪客身份。

3) 係統拍照,保存訪問信息,訪客刷身份證通過閘機門禁,訪問通行;

4) 物業能在係統內查詢到某個時間段內訪客信息,業主單位的訪客信息,以及審核的訪問,責任落實到個人。

5.3.4現場登記訪問場景(無預約,未帶身份或外籍人士)

如果訪客到訪時未帶身份證或是外籍人士,處理流程如下:

1) 前台接待員通過電話與業主單位聯係核實,是否允許訪問;

2) 業主單位同意訪問後,前台手工輸入訪客信息後,係統對訪客進行拍照,打印帶有二維碼的訪客條,或向訪客登記的手機號碼發送一條帶二維碼鏈接的短信,訪客點擊生成二維碼,刷閘機通行;

5.3.5批量訪問場景

當業主單位組織有大型會議或在某一時間段內有大批量客人來訪,由於訪客人數眾多,可由會議組織者提前整理訪客信息,導入係統,具體流程如下:

1) 業主單位會議組織者可提前在係統裏發起邀請,設置訪問期限,生成可附帶地理坐標及可訪客日期等消息提醒的二維碼或短信邀請碼,由業主單位向訪客發送二維碼或短信邀請碼;如有業主單位備有參會卡,邀請卡等,還可以將二維碼印刷在上麵,展示物業檔次。

2) 訪客到達現場,使用二維碼直接在門禁上依次刷碼通行。訪客進入後本係統可將此作為會議簽到依據向會議組織者提供;

3) 物業能在係統內查詢到某個時間段內訪客信息,業主單位的訪客信息,以及由誰發出的邀請,責任落實到個人;

5.3.6訪客黑名單

訪客的訪問行為可能為產品推銷、廣告、貸款、甚至騷擾等:係統可設定:列入黑名單,不能再預約等,減少一些對業主不必要的幹擾。同樣黑名單可以清除。

5.4通行閘機

5.4.1翼閘

技術參數

設備尺寸

長1400mm x 寬300mm x 高980mm

機箱材料

國標1.5mm厚304不鏽鋼板,表麵為拉絲或鏡麵

擋板材料

12mm透明高強度耐衝擊門板,可加LED燈帶

通道寬度

550mm(用戶定製)

驅動電機

24V直流電機

檢測技術

紅外檢測,共3組紅外對射,防夾、防尾隨

通行頻率

30 - 60人/分鍾

無故障運行

>3,000,000次

通訊接口

TCP/IP,RS485,I/O

識別方式

支持射頻卡、指紋、人臉識別、二維碼、掌靜脈、指靜脈、虹膜等主流識別方式

通道指示

用於引導人員通行,高亮LED指示燈,紅×表示禁行,綠↙表示通行

電源

AC220V/60Hz

工作溫度

 -10℃ - 70℃

工作濕度

0% - 90%無凝露

5.4.1擺閘


                                   技術參數

設備尺寸

長1600mm x 寬180mm x 高1020mm

機箱材料

國標1.5mm厚304不鏽鋼板,表麵為拉絲或鏡麵

擋板材料

12mm透明高強度耐衝擊門板

通道寬度

600mm(用戶定製)

驅動電機

24V直流電機

檢測技術

紅外檢測,共9組紅外對射,防夾、防尾隨

通行頻率

30 - 60人/分鍾

無故障運行

>3,000,000次

通訊接口

TCP/IP,RS485,I/O

識別方式

支持射頻卡、指紋、人臉識別、二維碼、掌靜脈、指靜脈、虹膜等主流識別方式

通道指示

用於引導人員通行,高亮LED指示燈,紅×表示禁行,綠↙表示通行

電源

AC220V/60Hz

 工作溫度

 -10℃ - 70℃






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